Оперативная полиграфия, как и любой другой вид производственной деятельности, нуждается в учёте материалов участвующих в производственном процессе. Сразу нужно заметить, что под оперативной полиграфией я подразумеваю, в первую очередь, цифровую листовую и широкоформатную печать. Такое уточнение совсем не лишнее, т.к. сегодняшний офсет и трафарет очень часто бывают очень даже оперативными.

О каких же расходных материалах идёт речь? В первую очередь это бумага, возможно краска (тонер, чернила), запчасти для печатной техники и, конечно же, материалы для послепечатной обработки. С учётом бумаги и расходных материалов печатных машин, как правило, всё просто. Бумага учитывается в листах, погонных или квадратных метрах. Её учёт правило не вызывает трудностей, поскольку бумага это один из ключевых элементов при заказе полиграфической продукции. Бумаге уделяется много внимания, и с учётом действительно обычно не возникает проблем. Учёт расходных материалов печатной техники, в подавляющем большинстве инкапсулируется к установке усреднённой себестоимости оттиска печатной машины для листовых машин, или себестоимости печати квадратного метра – для струйных. Далее во всех расчётах цены/себестоимости заказа фигурирует эта усреднённая цифра. Вести учёт с детализацией до запчастей и краски в большинстве случаев не имеет смысла. А даже если это и нужно, то этим, как правило, занимается отдельный человек, который, опять-таки, в большинстве случаев, не нуждается в контроле. Но даже если такой контроль и требуется, то платить деньги за его автоматизацию вряд ли имеет смысл, по крайней мере, если не забывать, что мы ведём речь об оперативной полиграфии – небольших компаниях со штатом персонала до 10-20 человек. С другой стороны, нужно быть до конца объективным, поэтому мы не будем забывать про поговорку «каждый сходит с ума по-своему». Если кому-то нужно учесть в полностью автоматическом режиме себестоимость замены «именно этого винтика в машине» в «именно вот этом заказе» - на здоровье...

Хочу остановиться на учёте расходных материалов для послепечатной обработки. По нашему опыту, это весьма скользкий и неприятный вопрос. Попытаюсь изложить свою точку зрения, полученную в результате 7 лет «занятий» оперативной полиграфией.

Начнём с того, что определим масштаб проблемы.

Это не офсетная типография, где в порядке вещей ситуация, когда для подвоза бумаги и «расходки» для одного заказа требуется грузовик. Там без учёта всего и вся действительно сложно, т.к. обороты больше, больше расходных материалов. В оперативной полиграфии обычно всё скромнее. Закупка расходных материалов обычно проводится не более нескольких раз в месяц. И происходит это не, как говорится, «под конкретный заказ», а по мере снижения складских запасов по определённому перечню материалов. Этот перечень обычно индивидуален для каждой типографии, по-разному создаётся, определятся и т.п.

Основной проблемой учёта расходных материалов послепечатной обработки в цифровых типографиях является «цена вопроса». Другими словами можно сказать так – когда начинаешь задумываться, сколько всего нужно сделать для этого учёта, сколько на это потребуется человеко-часов, первая мысль, которая приходит в голову звучит приблизительно так: «А зачем это вообще нужно?». Действительно, даже в не самых маленьких цифровых типографиях, ежемесячный объём материалов послепечатной обработки можно оценить сотнями долларов, ну может быть тысячей-двумя более. При этом, в отличие от офсета, о котором мы чуть выше упоминали, этот объём материалов распределяется не на один, не на два, а на сотни, а может быть даже тысячи заказов. Для каждого заказа свой материал (часто не один), свой расход. У каждого материала свои нормы затрат на приладку, усушку, утруску и т.п.

В свою очередь, себестоимость расходных материалов послепечатной обработки составляют, как правило, «копейки» на фоне цены самого заказа, что никак не стимулирует нас с вами «наконец-то заняться этим вопросом».

Ещё нюанс – менеджеры по приёму заказов. Ведь мы помним, что это не офсет! Здесь менеджер может и должен просчитывать и оформлять десятки заказов в день, при этом каждый заказ в отдельности – мелочь, чтобы заработать - их должно быть много. Для этого, нам должна быть дорога каждая минута рабочего времени менеджера. И, раз уж мы решили заняться учётом материалов для послепечатки, нужно сделать так, чтобы от менеджера этот вопрос требовал минимум усилий и, по возможности, не отвлекал его от общения с клиентом.

Что даёт учёт этого класса материалов? Ведь уже было сказано о том, что вроде бы и стоят материалы не так много (по крайней мере, не дороже, времени требуемого на их учёт), вроде бы и заказывать их нужно не так уж часто и заказать можно впрок. Конечно всё так, но ведь все мы с вами хотим построить правильный бизнес. А в правильном бизнесе должен быть учёт. В первую очередь для того, чтобы тот же самый менеджер, сидя на своём рабочем месте, мог «видеть» сколько каких материалов есть в наличии. Чтобы ответственный за заказ этих материалов имел возможность быстро и точно оценить, сколько чего нужно заказать. Чтобы мы с вами могли получить более точную цифру себестоимости заказов. Чтобы иметь возможность оценить брак на производстве, в целом и относительно каждого заказа и т.п.

Возможность воровства материалов со стороны сотрудников не стоит рассматривать как повод внедрять учёт, поскольку много не украдут - бросится в глаза, а красть мало – смысла пожалуй нет. Ну и даже если «да», украл пачку плёнки для ламинации, к примеру. Молодец! Только кому её продать?

Одним словом, такой учёт очень бы даже пригодился, если бы он был удобным и не обременительным. Вопрос в том, как его реализовать?

Вроде бы ничего сложного в этом нет. Вот пружина для переплёта, на каждое изделие – одна штучка расходуется. Вот плёнка конвертная, вот в А3-м формате, вот в А4-м, вот в рулоне. Расход вроде бы понятен, но для рулонной плёнки, как правило, нужно некоторое количество на приладку. С пружиной для переплёта, если разбираться, тоже есть нюансы – бывает в пачках, бывает в бобинах. Та что в пачке – идеально подходит только для переплёта документов формата А4 по длинной стороне. Та, что в бобине – более удобна. Отрезал сколько нужно петель и молодец. Только вот в итоге получается, что там пружина и там пружина, но там расход в штуках, а тут в петлях? Как быть? Как это всё увязать? Да так, чтобы менеджер (или кто-то другой, кого вы этим собираетесь «нагрузить») не тратил своё время, на расчёты – сколько же петелек пружины, стоимостью 5 копеек за штуку, и погонных сантиметров плёнки, с похожей ценой, нужно списать на вот этот 5-долларовый заказ?

Предлагаем ознакомится с нашим решением задачи учёта расходных материалов для послепечатки. Это может быть полезно как существующим, так и потенциальным, пользователям нашей ERP системы. Мы не претендуем на оптимальность и уникальность этого решения, вполне вероятно, что где-то есть варианты лучше, но, как говорится, что есть – то есть.

Итак, выше уже перечислены некоторые из возможных сложностей в учёте, попробуем немножко обобщить:

1. Материалы могут иметь разные единицы измерения.
2. Расход одного и того же материала может отличаться, в зависимости от изделия.
3. Технологические процессы с участием разных материалом могут требовать некоторое (разное) кол-во этих самых материалов для приладки.
4. Некоторые услуги могут подразумевать расход не одного, а нескольких материалов. Например, тот же самый переплёт на пружину с прозрачной обложкой и подложкой. Пружина может измерять в штуках или в петлях, обложки и подложки – в штуках.
5. Для некоторых заказов возможна ситуация, когда клиент просит, скажем, переплести 5 буклетов на чёрную пружину, и ещё 5 на белую. Надо это как-то учесть корректно.
6. Требуется вести учёт стоимости этих материалов в себестоимости всего заказа. Причём желательно учесть то, что закупаться материалы могут по разным ценам!

Нужно сказать, что все эти сложности уже давно решены в любой системе автоматизации, вроде «1С» и ей подобных. В таких системах, обычно существует понятие «калькуляция». «Калькуляция» описывает затраты материалов на изготовление единицы продукции. Далее остаётся только указать кол-во этой продукции и готово. Всё просто, но в контексте оперативной полиграфии, как правило, очень неудобно. Почему? Потому что каждая калькуляция относится к определённому изделию с определёнными параметрами (бумага, цветность, размер и т.п.). Это значит, что если вам, к примеру, нужно оформить заказ на открытку 210 на 200 мм, а макет принесли в формате 200 на 200, то для этого изделия нужна уже другая калькуляция. Фактически ничего не меняется, расход бумаги, плёнки тот же, биговка тоже одна, порезка хоть и отличается на 10 мм, но сложнее или проще от этого не становится. Можно оформить такой заказ на неправильную калькуляцию (раз уж она есть), ну и дописать «с краешку», что мол «ты туда не смотри, ты сюда смотри»... Но разве это работа?