форум поддержки Фастпринт ERP

Открыт форум поддержки Фастпринт ERP

На нём вы сможете получить ответы на наиболее часто встречающиеся вопросы по использованию дилерской версии системы.

Форум доступен после регистрации на нём, т.к. форум никак не связан с нашей ERP-системой и сайтом. 

Структура данных

Важным моментом в работе с системой является понимание принципа описания услуг цифровой печати, принятый в нашей системе. Любая автоматизация любых процессов подразумевает их формализацию, обобщение по некоторому набору признаков. Формализация позволяет описывать процессы и явления в некой универсальной форме, что упрощает обработку таких процессов, сбор статистики и прочие рутинные процессы. В то же время, формализация имеет и недостатки, главным из которых становится некоторая потеря гибкости, как в описании процессов, так и в работе в целом. В итоге, приходится искать некий оптимальный баланс между глубиной (уровнем) формализации и удобством в работе.

Например, как Вы уже могли заметить в обзоре интерфейса, среди постпресс операций описываемых нашей системой нету таких операций, как нанесение скретч покрытия, поклейки на двухсторонний скотч, УФ-лакировки и т.п.

Причин отсутствия модулей описания (а значит и автоматического расчёта цены) для данных услуг несколько. Это, в разной степени такие факторы как редкость заказа услуг, сложность автоматизации описания и расчёта. Ну, к примеру, по какой формуле можно рассчитать цену на услугу склейки какого-нибудь сложного изделия на двухсторонний скотч? Как сделать так, чтобы эта формула работала для любых размеров и конфигураций любых изделий, даже тех которые ещё не поступали в работу и не разработаны в принципе Laughing

Таким образом, система предлагает оптимальный, с нашей точки зрения, уровень детализации, автоматизации расчёта цены услуг цифровой печати.
Описание структуры хранения данных о заказах, уже несколько лет существует на нашем сайте. Здесь приведём его копию.

Термины

Продукция

Под продукцией подразумеваются визитки, листовки, буклеты, флаера, книги и т.д. Другими словами, продукция это всё то, что мы производим.

Заказ

Заказ - минимальная единица предоставления наших услуг клиентам.

Субзаказ

Субзаказ это составная часть заказа. Субзаказ включает в себя описание печати на бумаге только одного типа, только одной плотности, при этом цветность печати в рамках субзаказа фиксирована, так же фиксирован перечень операций послепечатной обработки.

Если вы заказываете комплект визиток - в этом случае заказ имеет один субзаказ. Если вы заказываете печать двух комплектов визиток, один 4+4, другой 4+0 - то это два субзаказа, в которых все параметры могут совпадать, за исключением цветности печати.

Если вы заказываете сложную продукцию, например, буклет в котором блок и обложка печатаются на разных типах бумаги, то такой заказ включает в себя два субзаказа - субзаказ на печать обложки и субзаказ на печать блока. При этом в обоих субзаказах указываются одинаковые параметры послепечатной обработки, т.к. оба субзаказа это части одного изделия - буклета. Eсли обложка и блок буклета имеют одинаковую плотность бумаги и цветность - необходимость в двух субзаказах отпадает, поскольку можно обойтись одним, который будет описывать печать обложки и блока вместе.

Помимо обработки сложных заказов, принцип заказ-субзаказ используется так же для обработки разнородных заказов, которые выполняются за одно обращение клиента.
Например, вы заказываете флаера и плакаты, в данном случае оба типа продукции простые и не требуют деления на субзаказы. Если следовать вышеприведенной логике - получится два заказа по одному субзаказу в каждом. Но в таких случаях, для удобства взаиморасчётов, мы обычно объединяем два заказа в один с двумя субзаказами, при этом субзаказы никак не связаны между собой с точки зрения их изготовления.

Оплата

Оплата - внесение клиентами средств за изготовленную продукцию. Оплата может производиться несколькими способами:

  • за конкретные выполненные заказы (с привязкой)
  • за неопределённые выполненные заказы (без привязки)
  • авансом за будущие заказы которые на момент оплаты ещё не оформлены

Каждый клиент имеет свой баланс (сальдо). При оформлении заказа сумма заказа вычитается из баланса клиента, при поступлении средств суммы платежей прибавляются к балансу клиента. Таким образом, независимо от способа оплаты, в системе ведётся учёт баланса клиента.

Привязка

Привязка - логическая связь между заказом и оплатой. Главной функцией привязки является сопоставление оплат тем или иным заказам. Другими словами, привязка служит для того чтобы, если она задана, ответить на вопрос "Когда и как я оплачивал этот заказ?" или "За что я заплатил эти деньги?"

Привязка оплаты к тем или иным заказам помогает, например, когда несколько менеджеров одного клиента делают заказы и вносят оплаты независимо друг от друга. При этом, в нашей системе все эти заказы оформляются на одного клиента (т.к. Все менеджеры представляют одну компанию), и наличие привязок оплат к тем или иным заказам помогает разобраться клиенту в том кто (какой из менеджеров) за что платил, так же привязки оказываются полезными в случаях если оплата производится не централизовано от юридического лица клиента или для клиента требуется предоставление истории своих платежей в контексте их привязки к конкретным заказам.

Структура

Каждый заказ может иметь не менее одного субзаказа. При внесении оплаты (наличной или безналичной) оплата не может быть привязана напрямую к заказу. Для этого внутри базы данных создаётся счёт, который для избежания путаницы со счетами системы "1С:Бухгалтерия", называется invoice (инвойс). Далее, на основании invoice мы можем внести в систему платёж. На основании одного invoice может быть создано произвольное кол-во платежей.

Все движения средств немедленно отражаются на балансе пользователя.


Как сделать расчёт заказа

Для расчёта заказа требуется
  1. Создать заказ
  2. Создать его субзаказы

Чтобы создать заказ кликните на кнопке "Добавить" под окном списка заказов. Перед Вами откроется окно редактирования заказа. Вы можете указать сроки выполнения заказа, ввести описание в свободной форме и отметить флажок "Проект". Флажок "Проект" устанавливается если Вы не собираетесь размещать этот заказ в Фастпринт. Проект это просто просчёт. Проекты заказов не влияют на ваш баланс, кроме того, для таких заказов не проводится резервирование бумаги на складе Фастпринт. Любой проект может стать реальным заказов, для этого необходимо всего лишь "зайти" в описание заказа и убрать флажок "Проект".

После того как Вы создали заказ, можно добавлять его субзаказы. Для этого выберите в списке заказов заказ, в который вы хотите добавить субзаказ, кликнув на него мышкой один раз. Далее нажмите кнопку "Добавить" под списком субзаказов. Перед вами откроется окно калькулятор субзаказов "Цифра". Назначение элементов управления данного окна описано выше в данной инструкции.

После завершения редактирования субзаказа нажмите кнопку "Сохранить".

Аналогичным образом можно добавлять дополнительные субзаказы к заказу.


Как отправить заказ в печать

Отправка заказов в печать происходит на уровне субзаказов. Другими словами, отправлять в печать нужно не заказ, а его субзаказы, т.к. сам заказ фактически не несёт в себе никакой информации, а служит для логической связки нескольких субзаказов.

Для отправки субзаказа в печать нужно:

  1. Создать субзаказ со всеми параметрами
  2. Ознакомиться с полученной ценой
  3. Загрузить файлы на ftp сервер Фастпринт
  4. Указать в "Комментариях для препресс инженера" субзаказа ссылки на загруженные файлы
  5. Отправить заказ на утверждение в офис Фастпринт. Для этого, в главном окне системы выделите нужный субзаказ, кликнув на нём мышкой. Затем в элементе управления №21 нажмите кнопку со знаком вопроса.

Статус вашего субзаказа изменится с "Отказ-препресс" на "Утверждение-препресс". После этого субзаказ появится в очереди субзаказов препресс инженера Фастпринт. Он ознакомится с ним, проверит его на соответствие параметрам и требованиям. После чего инженер либо подтвердит субзаказ, установив статус "ОК-препресс", либо вернёт его дилеру, указав причину отказа, - статус "Отказ-препресс".

Важным моментом являются сроки исполнения заказа, установленные дилеров в параметрах заказа. При утверждении субзаказа работник Фастпринт анализирует возможность выполнения заказа в указанный дилером срок, и если такая возможность имеется, оставляет сроки без изменений. Если же такой возможности нет, изменяет сроки на ближайшие возможные с точки зрения возможности выполнения заказа и возвращает присланный на утверждение субзаказ в "Отказ-препресс".
 

Если заказ содержит хотя бы один подтверждённый субзаказ, дилер больше не имеет возможности редактировать сроки заказа. Таким образом, имеем несколько рекомендаций:

  1. Задавайте реальные сроки
  2. Отправляйте субзаказы на утверждение вместе, а не по одному, чтобы мы могли видеть общий объём работы. Т.к. может случиться ситуация, когда дилеру подтвердят срочную печать визиток (допустим без порезки), а дилер добавит в этот ж заказ ещё один субзаказ на 10000 листов 4+4. С точки зрения системы оба субзаказа (и визитки и 10000) должны быть выполнены срочно. Правильным решением в такой ситуации будет создание ещё одного заказа со своими "сроками" и помещение субзаказа на 10000 листов в него.

Все подтверждённые заказы немедленно передаются в производство.

Если же вы получили отказ, ознакомиться с его причиной вы можете, выделив интересующий вас субзаказ мышкой и нажав кнопку "Status log" (№22). Перед Вами откроется окно с историей статусов выбранного субзаказа, в котором Вы сможете, кроме всего прочего, просмотреть причину отказа.


Как приостановить печать заказа/субзаказа, удалить заказ/субзаказ

Приостановить обработку и печать заказа можно двумя путями

  1. Изменив статус субзаказа отправленного на утверждение обратно в "Отказ". Это можно сделать, если заказ ещё не прошёл утверждение.
  2. Установив для субзаказа статус "Stop". Для этого выделите нужный субзаказ и нажмите кнопку "Stop", впишите комментарий - причину установки статуса стоп.

Дальнейшая судьба субзаказа может проходить следующим образом

  1. Если заказ был на утверждении, но вы его "вернули" - ничего не происходит
  2. Если заказ был утверждён, но вы установили "Stop", все работы по субзаказу приостанавливаются
  3. Если заказ был на печати, и печать уже была начата, печать приостанавливается, до снятия статуса стоп или удаления заказа.

Удаление субзаказа

  1. Если субзаказ находится на стадии препресс ("Отказ-препресс", "Утверждение-препресс" или "ОК-препресс") или на стадии печать (при условии, что печать ещё не начата), заказ может быть удалён "безболезненно".
  2. Если субзаказ находится на стадии печать и печать уже начата, то удаление субзаказа не может быть произведено. В таком случае Фастпринт изменяет кол-во листов заказа на кол-во фактически отпечатанных листов и заказ оплачивается дилером.

Чтобы удалить заказа, сначала нужно удалить все его субзаказы

Копирование субзаказов

Если вы хотите сделать копию существующего субзаказа, выделите нужный субзаказ и нажмите кнопку "Copy". Откроется окно выбора заказа, в который нужно скопировать выбранный субзаказа. Выберите нужный заказ. Откроется окно редактирования субзаказа. Чтобы скопировать субзаказ нажмите "Копировать".

Расчёт тиражей

Часто возникает ситуация когда конечным клиентам нужно предложить цены на изделия при разных тиражах. Для это в системе существует специальная функция.

Чтобы рассчитать цену при разных тиражах нужно

  1. Создать заказ и субзаказы к нему, описывающий изготовления одной единицы продукции.
  2. Выделить этот заказ мышкой и нажать кнопку Тиражи под списком заказов.
  3. Ввести через пробел нужные для расчёта тиражи и нажать кнопку "Рассчитать"
Задать вопрос



Комментарии:

 




    
Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter,
чтобы сообщить об этом администратору.

 

НОВОСТИ ПРОИЗВОДСТВА
Вчера, 23:51
#344270/532672
Статус: Препресс
Описание: Маша Открытки
Ожидается готовность:
Сегодня, 14:45
Вчера, 23:46
#344269/532671
Статус: Препресс
Описание: Маша Карточки Honey
Ожидается готовность:
Сегодня, 14:45
Вчера, 23:43
#344268/532670
Статус: Препресс
Описание: Маша Карточки
Ожидается готовность:
Сегодня, 14:45
Вчера, 23:39
#344267/532669
Статус: Препресс
Описание: Маша Календари
Ожидается готовность:
Сегодня, 14:45
Вчера, 23:14
#344266/532668
Статус: Препресс
Описание: Визитки Ефимов
Ожидается готовность:
Завтра, 10:00