Оперативна поліграфія, як і будь-який інший вид виробничої діяльності, потребує обліку матеріалів, що беруть участь у виробничому процесі. Відразу слід зауважити, що під оперативною поліграфією я маю на увазі, в першу чергу, цифровий листовий і широкоформатний друк. Таке уточнення не зайве, т.к. сьогоднішній офсет і трафарет дуже часто бувають дуже оперативними.

Про які ж витратні матеріали йдеться? В першу чергу це папір, можлива фарба (тонер, чорнило), запчастини для друкарської техніки та, звичайно ж, матеріали для післядрукарської обробки. З урахуванням паперу та витратних матеріалів друкарських машин, як правило, все просто. Папір враховується у листах, погонних чи квадратних метрах. Її облік правило не викликає труднощів, оскільки папір це один із ключових елементів при замовленні поліграфічної продукції. Папері приділяється багато уваги, і з урахуванням дійсно зазвичай не виникає проблем. Облік витратних матеріалів друкарської техніки, переважно інкапсулюється до встановлення усередненої собівартості відбитку друкарської машини для листових машин, або собівартості друку квадратного метра – для струминних. Далі у всіх розрахунках ціни/собівартості замовлення фігурує ця усереднена цифра. Вести облік з деталізацією до запчастин та фарби здебільшого не має сенсу. А навіть якщо це і потрібно, то цим, як правило, займається окрема людина, яка, знов-таки, здебільшого не потребує контролю. Але навіть якщо такий контроль і потрібен, то платити гроші за його автоматизацію навряд чи має сенс, принаймні, якщо не забувати, що ми ведемо мову про оперативну поліграфію – невеликі компанії зі штатом персоналу до 10-20 осіб. З іншого боку, потрібно бути до кінця об'єктивним, тому ми не будемо забувати про приказку «кожен божеволіє по-своєму». Якщо комусь потрібно врахувати в повністю автоматичному режимі собівартість заміни саме цього гвинтика в машині в саме ось цьому замовленні - на здоров'я...

Хочу зупинитися на обліку витратних матеріалів для післядрукарської обробки. На наш досвід, це дуже слизьке і неприємне питання. Спробую викласти свою точку зору, отриману в результаті 7 років «занять» оперативною поліграфією.

Почнемо з того, що визначимо масштаб проблеми.

Це не офсетна друкарня, де в порядку речей ситуація, коли для підвезення паперу та «витрати» для одного замовлення потрібна вантажівка. Там без урахування всього і все справді складно, т.к. обороти більше, більше витратних матеріалів. В оперативній поліграфії зазвичай все скромніше. Закупівля витратних матеріалів зазвичай проводиться трохи більше кількох разів на місяць. І відбувається це не, як кажуть, «під конкретне замовлення», а зі зниженням складських запасів за певним переліком матеріалів. Цей перелік зазвичай індивідуальний кожної друкарні, по-різному створюється, визначаться тощо.

Основною проблемою обліку витратних матеріалів післядрукарської обробки у цифрових друкарнях є «ціна питання». Іншими словами можна сказати так – коли починаєш замислюватися, скільки всього потрібно зробити для цього обліку, скільки на це потрібно людино-годин, перша думка, яка спадає на думку звучить приблизно так: «А навіщо це взагалі потрібно?». Дійсно, навіть у не найменших цифрових друкарнях, щомісячний обсяг матеріалів післядрукарської обробки можна оцінити сотнями доларів, ну може бути тисячею-двома більше. При цьому, на відміну від офсету, про який ми трохи вище згадували, цей обсяг матеріалів розподіляється не на один, не два, а на сотні, а може навіть тисячі замовлень. Для кожного замовлення свій матеріал (часто не один), своя витрата. Кожен матеріал має свої норми витрат на приладку, усихання, утруску тощо.

У свою чергу, собівартість витратних матеріалів післядрукарської обробки становлять, як правило, «копійки» на тлі ціни самого замовлення, що ніяк не стимулює нас з вами «нарешті зайнятися цим питанням».

Ще нюанс – менеджери з прийому замовлень. Ми пам'ятаємо, що це не офсет! Тут менеджер може і повинен прораховувати та оформлювати десятки замовлень на день, при цьому кожне замовлення окремо – дрібниця, щоб заробити – їх має бути багато. Для цього нам має бути дорога кожна хвилина робочого часу менеджера. І, якщо ми вирішили зайнятися врахуванням матеріалів для післядрукарства, потрібно зробити так, щоб від менеджера це питання вимагало мінімум зусиль і, по можливості, не відволікало його від спілкування з клієнтом.

Що дає облік цього класу матеріалів? Адже вже було сказано про те, що начебто і коштують матеріали не так багато (принаймні, не дорожче, часу необхідного на їх облік), начебто і замовляти їх потрібно не так часто і замовити можна про запас. Звичайно все так, але всі ми з вами хочемо побудувати правильний бізнес. А в правильному бізнесі має бути облік. Насамперед для того, щоб той же менеджер, сидячи на своєму робочому місці, міг «бачити» скільки яких матеріалів є в наявності. Щоб відповідальний за замовлення цих матеріалів міг швидко і точно оцінити, скільки чого потрібно замовити. Щоб ми з вами могли отримати точнішу цифру собівартості замовлень. Щоб мати можливість оцінити шлюб на виробництві, загалом щодо кожного замовлення тощо.

Можливість крадіжки матеріалів з боку співробітників не варто розглядати як привід впроваджувати облік, оскільки багато не вкрадуть - кинеться у вічі, а красти мало – сенсу мабуть немає. Та й навіть якщо «так», украв пачку плівки для ламінації, наприклад. Молодець! Тільки кому її продати?

Одним словом, такий облік дуже навіть став би у нагоді, якби він був зручним і не обтяжливим. Питання, як його реалізувати?

Начебто нічого складного в цьому немає. Ось пружина для палітурки, на кожен виріб – одна штука витрачається. Ось плівка конвертна, ось у А3-му форматі, ось у А4-му, ось у рулоні. Витрата начебто зрозуміла, але для рулонної плівки, як правило, потрібна деяка кількість на приладку. З пружиною для палітурки, якщо розбиратися, теж є нюанси - буває в пачках, буває в бобінах. Та що в пачці - ідеально підходить тільки для палітурки документів формату А4 по довгій стороні. Та, що у бобіні – зручніша. Відрізав скільки потрібно петель та молодець. Тільки ось у результаті виходить, що там пружина і пружина, але там витрата в штуках, а тут в петлях? Як бути? Як це все ув'язати? Так так, щоб менеджер (або хтось інший, кого ви цим збираєтеся «навантажити») не витрачав свій час, на розрахунки – скільки ж петельок пружини, вартістю 5 копійок за штуку, і погонних сантиметрів плівки, зі схожою ціною, потрібно списати на це 5-доларове замовлення?

Пропонуємо ознайомитися з нашим розв'язанням задачі обліку витратних матеріалів для післядруку.

Це може бути корисним як існуючим, так і потенційним користувачам нашої ERP системи. Ми не претендуємо на оптимальність та унікальність цього рішення, цілком імовірно, що десь є варіанти кращі, але, як кажуть, що є – тобто.

Отже, вище перераховані деякі з можливих складнощів в обліку, спробуємо трошки узагальнити:

Матеріали можуть мати різні одиниці вимірювання.
Витрата одного матеріалу може відрізнятися залежно від виробу.
Технологічні процеси за участю різних матеріалом можуть вимагати деяку (різну) кількість цих матеріалів для приладки.
Деякі послуги можуть мати на увазі витрати не одного, а кількох матеріалів. Наприклад, той самий палітурка на пружину з прозорою обкладинкою і підкладкою. Пружина може вимірювати у штуках або в петлях, обкладинки та підкладки – у штуках.
Для деяких замовлень можлива ситуація, коли клієнт просить, скажімо, переплести 5 буклетів на чорну пружину і ще 5 на білу. Потрібно це якось врахувати коректно.
Потрібно вести облік вартості цих матеріалів у собівартості всього замовлення. Причому бажано врахувати те, що закуповуватимуться матеріали можуть за різними цінами!

Потрібно сказати, що всі ці складнощі вже давно вирішені в будь-якій системі автоматизації, на кшталт «1С» та подібних до неї. У таких системах зазвичай існує поняття «калькуляція». «Калькуляція» визначає витрати матеріалів виготовлення одиниці виробленої продукції. Далі залишається тільки вказати кількість цієї продукції і готове. Все просто, але в контексті оперативної поліграфії зазвичай дуже незручно. Чому? Тому що кожна калькуляція відноситься до певного виробу з певними параметрами (папір, кольоровість, розмір тощо). Це означає, що якщо вам, наприклад, потрібно оформити замовлення на листівку 210 на 200 мм, а макет принесли у форматі 200 на 200, то для цього потрібна вже інша калькуляція. Фактично нічого не змінюється, витрата паперу, плівки та сама, біговка теж одна, різання хоч і відрізняється на 10 мм, але складніше чи простіше від цього не стає. Можна оформити таке замовлення на неправильну калькуляцію (якщо вона є), та й дописати «з краєчку», що мовляв «ти туди не дивися, ти сюди дивися»... Але хіба це робота?

Ні, безумовно, механізм із калькуляціями - він найпростіший, найуніверсальніший, він дозволяє описати виробництво виробу практично будь-якої складності. Це такий собі конструктор, з нього можна ліпити все, що може спасти на думку. Ось тільки за універсальність загалом доводиться платити зручністю зокрема. Адже якщо ви автоматизуєте саме поліграфію, саме оперативну, саме, наприклад, цифрову друкарню, дуже може виявитися, що вам не потрібна така ж зовсім повна універсальність, хочеться просто зручності якогось…

У розглянутому прикладі, напрошується рішення – на базі існуючої калькуляції з розмірами 210 на 200 зробити калькуляцію 200 на 200. Фактично скопіювати калькуляцію з однією правкою. Варіант непоганий, але є один нюанс. Кожен з нас може легко уявити асортимент можливих виробів в оперативному цифровому друку? Це вам не офсет тут будуть десятки і сотні варіантів виробів. І, знову-таки, на відміну від офсету, за кожний вам заплатять за долар, а не за сто. Тож витрачати час на створення калькуляції під кожне з таких мікрозамовлень… ну не те щоб не можна, але дорого, адже час – гроші!?

Скажу чесно – з «1С» щільно працювати не доводилося, можливо там все значно зручніше. Можливо. Якщо так – дайте знати, піду за попелом посипати свою голову

Наше рішення полягає в наступному. Облік матеріалів потрібен, але реалізувати його потрібно з мінімальним навантаженням учасників процесу. Як на менеджерів, так і на працівників постпресу ділянки. Для цього розроблено та впроваджено механізм, суть якого я коротко спробую викласти.

Отже. Є певний перелік післядрукарських послуг. Не всі з них мають на увазі витрату матеріалів. У деяких послугах його взагалі немає (наприклад, фальцювання або листопідбір), у деяких він слабко виражений (наприклад, порізка - зношування марзана різака і ріжучої кромки ножа). Нас більше цікавлять послуги, для яких потрібні витратні матеріали. Таких послуг не так багато, але вони є. Це, в першу чергу, ламінація і палітурка. Це, звичайно, не весь перелік, але, судячи з нашого досвіду та асортименту, це «основне те», витрата матеріалів на що потрібно враховувати

Як усе відбувається. У загальному випадку, менеджер, на запит клієнта, вказує для замовлення послугу та матеріали до цієї послуги. При цьому ціна формується виходячи із ціни самої послуги (ціни роботи) та ціни витрачених матеріалів. Наприклад, для ламінації потрібно вказати, що ламінація потрібна, і потрібна вона ось такою плівкою. Для палітурки потрібно вказати, що вона потрібна, ось такою ось пружиною, з ось такою ось прозорою обкладинкою і ось такою ось підкладкою. Начебто не складно, але «багато кнопок» потрібно натиснути. А замовлень то десятки!

Ми пропонуємо таке. Бажаним є приведення прайсу до виду, коли в ньому існує не просто послуга "ламінація", а, наприклад, "ламінація глянсовою плівкою 30мкм". Такий підхід дозволяє нам, якщо можна так сказати, «відгадувати», який витратний матеріал потрібно списати під таку послугу. Ну справді, як ви вважаєте, який матеріал потрібно списати для послуги «ламінація глянсовою плівкою 30мкм»? Так, це плівка 30 мкм, глянсова. Але ж вона може бути в рулонах різної ширини (305-310-320 мм), різних виробників, різного намотування, з різною ціною, зрештою, як закупівлі, так і продажу. Та може. На цей випадок ми також маємо рішення. Матеріали не просто «призначаються послугам», спочатку матеріал відноситься до тієї чи іншої групи, а потім уже ця група відноситься до послуги. В даному випадку це означає, що всі рулонні глянцеві плівки товщиною 30 мкм, «збираються» в групу «глянцеві плівки 30 мкм», далі в цій групі призначається матеріал за замовчуванням і ця група призначається послуги «ламінація глянцевою плівкою 30мкм». Матеріал за замовчуванням потрібен для того, що не питати менеджера – яку саме плівку потрібно взяти? Матеріал за замовчуванням може змінюватись у часі, для цього є відповідний інтерфейс.

Що ми отримуємо в результаті?

У результаті ось що – менеджер, вибираючи послугу ламінація, вибирає зі списку послугу «ламінація глянсовою плівкою 30мкм» та…. вуаля… ціна обрана, матеріал зарезервований (включаючи і витрати самі вироби (вони обчислюються виходячи з кількості друкованих аркушів у замовленні і налаштувань витрати матеріалу цієї послуги), і витрати на приладку), ціна матеріалу видно. Більше жодних кнопок натискати не потрібно!

Ускладнимо – палітурка з обкладинкою та підкладкою. Менеджер вибирає в меню палітурка «переплетення А4 по довгій стороні, пружина метал 10-12 мм + обкладинка + підкладка». Система під такий вибір резервує пружину за замовчуванням, з розрахунку 34 петлі на виріб (припустимо, це матеріал «пружина 10 мм біла в бобіні»), також резервує димчасті обкладинки формату А4, і білі картонні підкладки формату А4. Відразу видно, ціна тощо.

У палітурці більше матеріалів і можливі деякі нюанси та питання.

Чому послуга називається «…10-12 мм…». Відповідь – тому що навіть досвідчений менеджер не завжди швидко зможе зорієнтуватись – яка саме знадобиться пружина – 10 мм або 12 мм. А ціну клієнту озвучити треба прямо зараз. Але навіть у цьому випадку може бути два варіанти. Варіант №1 (наш варіант) – ціна матеріалу закладена у ціну виробу. Це дозволяє уточнити потрібний діаметр пружини вже під час виробництва БЕЗ зміни ціни замовлення, і трошки підправити замовлення (у цьому місці доведеться трошки натискати кнопки) – вибравши замість матеріалу за замовчуванням інший матеріал із групи матеріалів, призначених даною послугою. Варіант №2 – ціна матеріалу враховується окремо від ціни послуги. Такий варіант має право на життя і може бути реалізований за допомогою нашої системи. У цьому випадку ціна замовлення буде трохи скоригована. Тут кілька зауважень: як матеріал за замовчуванням можна вказати найдорожчий, тоді корекція якщо і станеться, то тільки вниз; корекція буде дуже мало, т.к. різниця в ціні між 10 мм та 12 мм пружиною – невелика!
Що робити, якщо потрібна, скажімо, не димчаста, а синя обкладинка? Немає проблем, йдемо на замовлення (знову доводиться натискати додаткові кнопки), скасовуємо вибір за замовчуванням, вибираємо будь-яку іншу обкладинку з групи.
Що робити, якщо обкладинка та підкладка не потрібні? Є два варіанти вирішення. Перший - створюємо ще одну послугу - «плетіння А4 по довгій стороні, пружина метал 10-12 мм без обкладинки без підкладки». Другий варіант – під час призначення груп підкладок та обкладинок послуги "переплетення А4 по довгій стороні, пружина метал 10-12 мм +обкладинка +підкладка" робимо спеціальну позначку про те, що вибір матеріалу з цих груп є необов'язковим для даної послуги, так само можна не вказувати матеріал за замовчуванням. У результаті ми отримаємо, залежно від налаштувань прив'язки групи послуги: якщо не вказано матеріал за замовчуванням - при виборі менеджером послуги система не автоматично резервуватиме обкладинки з підкладками; у випадку якщо група є необов'язковою, у менеджера буде можливість вручну скасувати вибір матеріалом, або вибрати менше матеріалу, ніж задано виробів (припустимо, якщо клієнт попросив зробити частину палітурки без обкладинок).
Що робити, якщо потрібно, щоб у межах однієї палітурки частина виробів була зібрана на білу пружину, а частину на чорну? Для цього під час призначення групи послуги необхідно вказати, що вибір матеріалу з групи не є ексклюзивним. Це ще одна опція. Налаштування ексклюзивності під час призначення групи матеріалів послуги говорить системі про те, чи повинен клієнт вибрати тільки один матеріал з групи? Або дозволити йому вибрати кілька матеріалів. Природно, у сумі має вийти не більше, ніж задано виробів.

От таким чином реалізується автоматизація обліку матеріалів для післядрукарської обробки в ERP-системі Фастпринт. Зауважимо, що нюанси, розглянуті вище, відносяться до окремих випадків. Основна ідея механізму матеріал-група-послуга полягає у тому, щоб максимально автоматизувати процес списання матеріалів. Домогтися автоматичного списання у 100% випадків практично неможливо, проте, за рахунок відпрацювання та налаштування поведінки системи у стандартних ситуаціях, можна суттєво знизити тимчасові витрати на рахунок замовлень.